So funktioniert mein Redaktionsplan mit Asana

Für den regulären Blog-Alltag und gerade wenn man bei Blogaktionen wie 28DaysofBlogging mitmacht, ist es hilfreich, sich vorher einen groben Redaktionsplan auszudenken. Ich habe tatsächlich eine ganze Weile gebraucht um ein System zu finden, was für mich funktioniert. Bis dahin habe ich einige verschiedene Tools ausprobiert und wieder verworfen. Welches System nun für mich gut funktioniert, erzähle ich euch hier.

Die Suche nach dem richtigen Tool…

Ansprüche an einen Redaktionsplan sind natürlich recht individuell. Manch einer kommt auch mit einer einfachen Papierliste zurecht. Ich muss gestehen, ich habe da schon etwas gehobenere Ansprüche an mein Tool für einen Redaktionplan.

Mein Redaktionsplan-Tool sollte…

  • eine Liste für Beitragsideen erlauben (klar, oder?)
  • digital sein. Ich möchte Dinge ändern, umschreiben und rumschieben können. Das geht meiner Meinung digital einfach besser.
  • unterwegs nutzbar sein. Manchmal habe ich unterwegs eine Idee für einen Blogbeitrag und möchte die irgendwo notieren. Wenn ich das auf einzelnen Zetteln mache, verliere ich den Überblick, muss Dinge übertragen etc.
  • Tags und Farbcodes für unterschiedliche Kategorien unterstützen
  • über eine Kalenderansicht verfügen um Veröffentlichungs-Termine planen zu können. Dort möchte ich die Beiträge bequem hin und her schieben können (hier scheitern die meisten simplen ToDo Apps)
  • ein Kanban-Board beinhalten in dem ich den Status eines Beitrags sehen kann
  • kostenlos oder zumindest bezahlbar sein

Hier ist eine Liste von Tools, die ich ausprobiert habe, aber die nicht so gut für mich funktioniert haben:

  • Bullet Journal – ich komme mit digitalen Tools besser klar
  • Diverse To Do Apps – verfügen meist nicht über die Kalenderfunktion
  • Trello – war schon nicht schlecht, aber langfristig hat es für mich nicht funktioniert
  • Excel/Google Drive Tabelle – Nicht so gut für eine Kalenderansicht geeignet
  • WordPress Plugin Edit Flow – erschien mir nicht so übersichtlich. Außerdem sprang die Kalenderansicht nicht zum aktuellen Datum
  • CoSchedule – Fand ich wirklich gut, aber der günstigste Tarif kostet 15$ im Monat. Und da ich mit meinem Blog aktuell kein Geld verdiene, bin ich nicht bereit so viel Geld dafür auszugeben.

Ich habe mich nun für Asana entschieden und habe es jetzt seit etwa 2,5 Monaten im Einsatz. Ich hatte es vorher schon mal erwähnt, aber ich wollte es erst eine Weile testen, bevor ich hier davon berichte.

Asana ist ein Online-Tool und es gibt sogar eine Android App, die recht gut funktioniert, so dass ich mir auch unterwegs Notizen machen kann. Asana ist in der Basis-Version kostenlos. Es gibt auch eine Premium und Enterprise Version, aber ich komme mit den grundlegenden Funktionen vollkommen aus.

So benutze ich Asana aktuell

Hinweis: Keine der Inhalte sind endgültig. Also nagelt mich nicht darauf fest, wann ich was zu veröffentlichen habe ;)

Asana funktioniert so, dass man sich verschiedene Boards mit Listen anlegen kann und in die Listen dann Aufgaben einsortiert. Aufgaben können Tags zugeordet sein, die einen Namen und eine Farbe haben. In meinem Fall sind die Tags die Kategorien in meinem Blog: Zu Beispiel sind bei mir alle DIY Beiträge für den Alltag pink, gelbgrün sind DIYs fürs LARP und lila sind Dinge zum Bloggen (das kann man sich natürlich alles selbst so einrichten). Aufgaben können auch noch eine Beschreibung und Unteraufgaben haben (das nutze ich allerdings eher selten).

Hier als Beispiel die Aufgabe für diesen Beitrag:

Hier habe ich eine Übersicht in der ich Ideen für Blogbeiträge sammele. Dazu habe ich für jede Kategorie bzw. jedes Thema eine Liste angelegt und kann dazu Ideen eintragen. Das ist erst mal nur ein Brainstorming an Ideen, es kann sein, dass ich manche Beiträge dazu gar nicht schreibe.

Wenn ich mich allerdings entscheide eine Beitrag zu schreiben, schiebe ich sie in ein anderes Board, dass ich Redaktionsplan genannt habe. Das Tolle an den Karten ist, dass man sie auch gleichzeitig in mehreren Boards anzeigen lassen kann. Mein Redaktionsplan hat 12 Listen, für jeden Monat einen. So kann ich grob Planen, was wann veröffentlicht werden soll. Vielleicht ist das auch ein bisschen Overkill, denn wie ihr seht habe ich bisher hauptsächlich den aktuellen Monat geplant.

Natürlich kann man das auch einfach nur mit einem Board verwalten. Ich finde es für mich jedoch sehr hilfreich, weil ich es schon hatte, dass sich dann eine ganze Liste an Beitragsideen angesammelt hat, auf die ich dann irgendwie doch keine Lust mehr hatte und mir dann mein ganzes System zugemüllt haben.

Ich könnte nun theoretisch das Board mit den Ideen ansehen, feststellen, dass ich 12 Beiträge zu einem Thema habe und die dann im Redaktionsplan so verteilen, dass jeden Monat ein Beitrag dazu raus kommen soll.

Für jede Aufgabe kann man ein Datum zuweisen. Das habe ich für die meisten Beiträge im Februar schon gemacht. Wenn ich jetzt im Redaktionsplan auf die Kalenderansicht wechsele, kann ich sehen, für welchen Tag welcher Beitrag geplant ist. Und ich kann die einzelnen Aufgaben in dieser Ansicht auch ganz einfach per Drag&Drop verschieben.

Zusätzlich habe ich noch ein Board in dem ich Verbesserungsideen für den Blog eintrage. Die Listen heißen hier “Idee”, “In Arbeit” und “Fertig”. Wenn ich eine Aufgabe bearbeite kann sie also von “Idee” zu “In Arbeit” schieben und wenn ich fertig bin zu “Fertig”. So ähnlich wie bei Kanban. Ich muss dann die Aufgabe aber trotzdem noch mal manuell abhaken, weil das Tool nicht von allein den Status als “fertig” erkennt (Für das Tool könnte die Spalte genauso gut “Banane” heißen, das ist dem egal).

Ich habe noch ein paar andere Boards, zum Beispiel für meine Bastelprojekte, aber ich will euch jetzt hier auch nicht überfordern ;)

Man könnte Asana auch mit mehreren Leuten benutzen und dann die Aufgaben verschiedenen Leuten zuweisen. Brauche ich aber für Grüne Würfel nicht.

Und nein, ich bekomme von Asana nichts für diesen Beitrag. Ich finde das Tool nützlich und wollte es euch zeigen. Wenn ihr einen Blog habt, habt ihr auch einen Redaktionsplan? Welches Tool benutzt ihr?

16 Replies to “So funktioniert mein Redaktionsplan mit Asana

  1. Cool, mir ist nie eingefallen, dass ich dafür ja auch ein digitales Tool verwenden könnte… *facepalm*
    Ich hab einfach einen großen Kalender, in dem alles landet. Anfang des Jahres hab ich sämtliche festen Features eingetragen und auch Events, auf denen ich zumindest _plane_, zu sein, und da plane ich jetzt außenrum. Großer Nachteil ist, dass Korrekturen mitunter ziemlich großzügigen TippEx-Einsatz erfordern. Außerdem landen geplante Posts im Journal in der entprechenden Woche (die dann mehr so der endgültige Plan ist). Aber ich glaube, am Ende ist es bei mir genau gegenteilig: Ich bin mit analog ziemlich glücklich, auch wenn es ein paar Kinks hat, die echt unpraktisch sind – zum Beispiel den fehlenden “undo”-Button. ^^

    1. Vermutlich bin ich auch stark von meiner Arbeit geprägt (ich entwickele Webseiten). Dort haben wir für alle Aufgaben sogenannte “Tickets” in einem online Tool und sind auch ständig dabei unsere Prozesse zu optimieren :D
      Ich denke, dass ist auch ziemlich individuell, wie man am besten zurecht kommt. Ich habe es eine Weile auf Papier probiert, aber ich mag es Dinge rumzusortieren und das geht digital für mich besser :)

  2. Mir geht das sehr ähnlich, wie Hedge. Ich bin bislang gar nicht auf die Idee gekommen, dass ich nach einem digitalen Tool Ausschau halten könnte. Ich liebe aber auch das handschriftliche Schreiben… Mir würde von daher auch an dieser Stelle schon sehr etwas fehlen.

    Nichtsdestotrotz: Dieses Hin und Herschieben von Ideen führt im Kalender zu viel „ausstreichen/ verschieben/ mit Pfeilen versehen“… Darauf könnte ich gut verzichten.

    1. Hm, ja wie ich schon zu Hedge geschrieben hatte, hat da wohl jeder andere Vorlieben ;) Wenn du auf Papier gut zurecht kommst, ist das auch super.
      Um das Hin- und Herschieben auch auf Papier zu ermöglichen, habe ich es mal eine Weile probiert, die einzelnen Ideen auf kleine Post-its zu schreiben, vielleicht ist das eine Idee für dich?

  3. Also zuerst einmal: Ich habe großen Respekt vor deiner 28-Days-challenge und finde es klasse, dass du das so durchziehst! Hut ab!

    Sehr interessanter Beitrag! Ich bin tatsächlich auch eher der Bullet-Journal-Mensch, aber größtenteils, weil ich meine Redbubble Notizbücher so liebe :D Ich hatte mal angefangen, Excel-Tabellen zu erstellen, aber irgendwie war das nichts für mich. Die Funktionsweise von Asana finde ich jetzt nach deinem Post sehr ansprechend. Ich denke, ich werde das auch mal ausprobieren!

    Ansonsten drücke ich dir alle Daumen für die Challenge, aber ich bin mir sicher, dass du das schaffst! Ich werde auf jeden Fall fleißig mitlesen :)

    1. Danke fürs Daumen drücken! Ich hoffe auch, dass ich das schaffe ;D Und schön, dass du mitliest :)

      Nach den Kommentaren hier scheint Bullet-Journal / Stift und Papier ja wirklich beliebt zu sein!
      Viel Erfolg mit Asana!

  4. EditFlow hatte ich auch einige Zeit im Einsatz und mir hat das auch überhaupt nicht geholfen. Stattdessen hatte ich viel zu viele Entwürfe in WordPress rumfliegen. Seitdem plane ich einfach gar nicht, bzw. schreibe maximal Beitragsentwürfe in iaWriter.

    Asana sieht aber gut aus, ich denke, ich werde das mal ausprobieren. Denn ein bisschen mehr Planung als momentan könnte wirklich nicht schaden :D

    1. So ging mir das mit Edit Flow auch! Es haben sich ganz viele Entwürfe bei mir angesammelt, die dann zwar schön in unterschiedliche Stadien eingeteilt waren, aber dann doch nicht fertig wurden. Da habe ich irgendwie den Überblick verloren.

      Probier Asana mal aus, vielleicht kommst du ja damit zurecht :)

  5. Ich habe gerade für die Challenge angefangen Asana zu testen. Bisher komme ich sehr gut damit zu recht. Wobei ich parallel dazu ein Bullet Journal für den Blog führe und Ideen besser mit Stift und Papier sammeln kann. Deine Einteilung finde ich sehr gut, mal schauen, was ich davon ausprobiere und evtl. übernehme. Danke für die Tipps.

    Lieben Gruß | Barbara

    1. Ja, bei der Einteilung der Listen und Boards ist man bei Asana ziemlich frei, wenn etwas nicht funktioniert, kann man es ja später immer noch mal umsortieren. Freut mich, wenn ich dich inspirieren konnte :)

  6. Hallo Julia,

    Asana war mir bisher unbekannt, deshalb Dank für die Informationen. So wie du es beschreibst, erinnert rs mich etwas an Trello.
    Trello habe ich schon mal versucht, hat mir aber nicht so gefallen.
    Ich schreibe in meinem Blog wöchentlich zu Excel-Themen. Was liegt daher näher, als den Redaktionsplan, ich nenne ihn Blogplan, in Excel zu führen. Enthalten sind im Plan auch meine Social Media-Aktivitäten zum Promoten der Beiträge.
    Damit komme ich bestens zurecht.
    Dennoch werde ich mir Asana mal ansehen.

    Grüße
    Gerhard

  7. Jaaa, Asana hat mich auch angesprochen, hatte für mich dann aber doch zu viele Tools (haha) und jetzt komme ich mit Trello richtig gut klar. Ich hab auch CoSchedule, aber langfristig ist es wirklich zu teuer.

  8. Mein Problem mit solchen Tools ist, dass ich mich Stunden lang damit aufhalten würde Pläne zu machen! Alles immer herumschieben, planen, Notizen schreiben. Das möchte ich nicht. Ich möchte mich auf das Wesentliche konzentrieren: Meinen Blog. Das ist aber natürlich meine persönliche Herangehensweise.
    Bevor ich den Blog ins Leben gerufen habe, habe ich in Word (ja, ich bin ein Word-Mensch :-) ) eine Tabelle erstellt zu den verschiedenen Themenbereichen und dann ein Brainstorming in Listen-Form. Alleine dadurch ist eine Themenliste für ca. 100 Beiträge entstanden. Tatsächlich benutzt von der Liste habe ich bis heute ca. 30 (wenn überhaupt). Durch andere Blogs, die ich lese und mitverfolge bekomme sehr viele weitere Ideen. Alleine seit 28 days of blogging losgegangen ist, ist meine Ideen-Liste gewachsen und gewachsen!
    Viele Grüße, Izabella

  9. Ich arbeite auch mit Asana und bin damit echt zufrieden! Die ein oder andere Kleinigkeit von Dir werde ich jetzt auch mal ausprobieren. Mein Redaktionsplan in Asana sieht nämlich eher aus wie Kraut und Rüben…. :D

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