So funktioniert mein Redaktionsplan mit Asana

Für den regulären Blog-Alltag und gerade wenn man bei Blogaktionen wie "28DaysofBlogging" mitmacht, ist es hilfreich, sich vorher einen groben Redaktionsplan auszudenken. Ich habe tatsächlich eine ganze Weile gebraucht um ein System zu finden, was für mich funktioniert. Bis dahin habe ich einige verschiedene Tools ausprobiert und wieder verworfen. Welches System nun für mich gut funktioniert, erzähle ich euch hier.

Die Suche nach dem richtigen Tool für einen Redaktionsplan...

Ansprüche an einen Redaktionsplan sind natürlich recht individuell. Manch einer kommt auch mit einer einfachen Papierliste zurecht. Ich muss gestehen, ich habe da schon etwas gehobenere Ansprüche an mein Tool für einen Redaktionplan. Mein Redaktionsplan-Tool sollte...

  • eine Liste für Beitragsideen erlauben (klar, oder?)
  • digital sein. Ich möchte Dinge ändern, umschreiben und rumschieben können. Das geht meiner Meinung digital einfach besser.
  • unterwegs nutzbar sein. Manchmal habe ich unterwegs eine Idee für einen Blogbeitrag und möchte die irgendwo notieren. Wenn ich das auf einzelnen Zetteln mache, verliere ich den Überblick, muss Dinge übertragen etc.
  • Tags und Farbcodes für unterschiedliche Kategorien unterstützen
  • über eine Kalenderansicht verfügen um Veröffentlichungs-Termine planen zu können. Dort möchte ich die Beiträge bequem hin und her schieben können (hier scheitern die meisten simplen ToDo Apps)
  • ein Kanban-Board beinhalten in dem ich den Status eines Beitrags sehen kann
  • kostenlos oder zumindest bezahlbar sein

Hier ist eine Liste von Tools, die ich ausprobiert habe, aber die nicht so gut für mich funktioniert haben:

  • Bullet Journal - ich komme mit digitalen Tools besser klar
  • Diverse To Do Apps - verfügen meist nicht über die Kalenderfunktion
  • Trello - war schon nicht schlecht, aber langfristig hat es für mich nicht funktioniert
  • Excel/Google Drive Tabelle - Nicht so gut für eine Kalenderansicht geeignet
  • WordPress Plugin Edit Flow - erschien mir nicht so übersichtlich. Außerdem sprang die Kalenderansicht nicht zum aktuellen Datum
  • CoSchedule - Fand ich wirklich gut, aber der günstigste Tarif kostet 15$ im Monat. Und da ich mit meinem Blog aktuell kein Geld verdiene, bin ich nicht bereit so viel Geld dafür auszugeben.

Ich habe mich nun für Asana entschieden und habe es jetzt seit etwa 2,5 Monaten im Einsatz. Ich hatte es vorher schon mal erwähnt, aber ich wollte es erst eine Weile testen, bevor ich hier davon berichte. Asana ist ein Online-Tool und es gibt sogar eine Android App, die recht gut funktioniert, so dass ich mir auch unterwegs Notizen machen kann. Asana ist in der Basis-Version kostenlos. Es gibt auch eine Premium und Enterprise Version, aber ich komme mit den grundlegenden Funktionen vollkommen aus.

So benutze ich Asana aktuell

Hinweis: Keine der Inhalte sind endgültig. Also nagelt mich nicht darauf fest, wann ich was zu veröffentlichen habe ;) Asana funktioniert so, dass man sich verschiedene Boards mit Listen anlegen kann und in die Listen dann Aufgaben einsortiert. Aufgaben können Tags zugeordet sein, die einen Namen und eine Farbe haben. In meinem Fall sind die Tags die Kategorien in meinem Blog: Zu Beispiel sind bei mir alle DIY Beiträge für den Alltag pink, gelbgrün sind DIYs fürs LARP und lila sind Dinge zum Bloggen (das kann man sich natürlich alles selbst so einrichten). Aufgaben können auch noch eine Beschreibung und Unteraufgaben haben (das nutze ich allerdings eher selten). Hier als Beispiel die Aufgabe für diesen Beitrag:

Detailansicht einer Aufgabe in Asana

Hier habe ich eine Übersicht in der ich Ideen für Blogbeiträge sammele. Dazu habe ich für jede Kategorie bzw. jedes Thema eine Liste angelegt und kann dazu Ideen eintragen. Das ist erst mal nur ein Brainstorming an Ideen, es kann sein, dass ich manche Beiträge dazu gar nicht schreibe.

Verschiedene Listen mit Blogpost-Ideen in meinem Redaktionsplan mit Asana

Wenn ich mich allerdings entscheide eine Beitrag zu schreiben, schiebe ich sie in ein anderes Board, dass ich Redaktionsplan genannt habe. Das Tolle an den Karten ist, dass man sie auch gleichzeitig in mehreren Boards anzeigen lassen kann. Mein Redaktionsplan hat 12 Listen, für jeden Monat einen. So kann ich grob Planen, was wann veröffentlicht werden soll. Vielleicht ist das auch ein bisschen Overkill, denn wie ihr seht habe ich bisher hauptsächlich den aktuellen Monat geplant.

Natürlich kann man das auch einfach nur mit einem Board verwalten. Ich finde es für mich jedoch sehr hilfreich, weil ich es schon hatte, dass sich dann eine ganze Liste an Beitragsideen angesammelt hat, auf die ich dann irgendwie doch keine Lust mehr hatte und mir dann mein ganzes System zugemüllt haben. Ich könnte nun theoretisch das Board mit den Ideen ansehen, feststellen, dass ich 12 Beiträge zu einem Thema habe und die dann im Redaktionsplan so verteilen, dass jeden Monat ein Beitrag dazu raus kommen soll. Für jede Aufgabe kann man ein Datum zuweisen. Das habe ich für die meisten Beiträge im Februar schon gemacht. Wenn ich jetzt im Redaktionsplan auf die Kalenderansicht wechsele, kann ich sehen, für welchen Tag welcher Beitrag geplant ist. Und ich kann die einzelnen Aufgaben in dieser Ansicht auch ganz einfach per Drag&Drop verschieben.

Zusätzlich habe ich noch ein Board in dem ich Verbesserungsideen für den Blog eintrage. Die Listen heißen hier "Idee", "In Arbeit" und "Fertig". Wenn ich eine Aufgabe bearbeite kann sie also von "Idee" zu "In Arbeit" schieben und wenn ich fertig bin zu "Fertig". So ähnlich wie bei Kanban. Ich muss dann die Aufgabe aber trotzdem noch mal manuell abhaken, weil das Tool nicht von allein den Status als "fertig" erkennt (Für das Tool könnte die Spalte genauso gut "Banane" heißen, das ist dem egal).

Ich habe noch ein paar andere Boards, zum Beispiel für meine Bastelprojekte, aber ich will euch jetzt hier auch nicht überfordern ;) Man könnte Asana auch mit mehreren Leuten benutzen und dann die Aufgaben verschiedenen Leuten zuweisen. Brauche ich aber für Grüne Würfel nicht. Und nein, ich bekomme von Asana nichts für diesen Beitrag. Ich finde das Tool nützlich und wollte es euch zeigen. Wenn ihr einen Blog habt, habt ihr auch einen Redaktionsplan? Welches Tool benutzt ihr?

Kategorien: Tech | #blogging

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